Per facilitare la gestione dei progetti e migliorare i risultati, sono ora disponibili diversi strumenti per tutte le aziende. Questi includono strumenti per la gestione dei compiti, delle relazioni con i clienti, del tempo, delle risorse umane, del bilancio e delle attività. Le soluzioni sono numerose, ma vanno scelte in base al settore di attività dell'azienda. Ecco alcuni consigli per aiutarvi a scegliere il software giusto per la vostra azienda.
Definite i vostri obiettivi e le vostre esigenze
Innanzitutto occorre definire le esigenze e gli obiettivi dell'azienda. In questo senso, è consigliabile elencare tutte le aree in cui l'azienda sta incontrando un blocco. Questo aiuterà a definire il tipo di software da adottare e le funzionalità ricercate in esso. Ad esempio, per un'attività che richiede un contatto regolare con i clienti, un software crm sarebbe molto utile. Questa funzionalità è spesso una delle caratteristiche chiave di una soluzione gestionale.
D'altra parte, è anche necessario definire gli obiettivi dell'azienda e l'esatta necessità della soluzione da adottare. Infatti, è inutile investire in uno strumento con tutte le opzioni di gestione. Questo rischierebbe di seppellire le principali utilità del software. Inoltre, un software che soddisfi le aspettative dell'azienda in modo mirato sarà più facile da adottare da parte dei membri del gruppoche lo utilizzeranno.
Se questo passo prima di scegliere una soluzione gestionale è un problema, è sempre possibile utilizzare uno Startup CRM. Sia nella definizione delle strategie di marketing digitale, sia per realizzare parte o addirittura tutta la direzione, la sua esperienza promette un completamento rapido ed efficiente.
Dare priorità alla ricerca del software giusto
Dopo aver elencato tutte le esigenze dell'azienda, è importante stabilire delle priorità. In questo modo, la scelta del software è più mirata, così come le funzionalità da privilegiare.
È possibile che l'azienda abbia bisogno di una sola soluzione per facilitare il pilotaggio di un progetto secondario. In altre parole, sarebbe sufficiente un semplice software di gestione dei compiti. E' necessario solo assicurarsi che consenta una buona visibilità del programma, così come i dettagli della pianificazione di ogni fase.
Se il progetto è un po' più complesso, sarebbe necessaria una soluzione più avanzata. Ad esempio, per la gestione collaborativa dei progetti, sarebbe necessario un software che permetta l'accesso a terzi e la condivisione dei documenti.
Inoltre, alcuni progetti richiedono il coinvolgimento di diversi parte interessate, in relazione diretta o indiretta con i clienti. In questo caso, è essenziale scegliere un software di gestione che permetta di visualizzare le stesse informazioni aggiornate per tutti gli utenti. Una soluzione crm sarebbe davvero obbligatoria, oltre ad altre funzionalità che soddisfino tutte le esigenze dell'azienda.
Scegliete una soluzione personalizzata
Si raccomanda di evitare un software molto generalista, anche se corrisponde al settore di attività dell'azienda. In effetti, le funzionalità di questo tipo di soluzioni possono essere limitate. Tuttavia, con il progredire dell'attività, potrebbero essere necessari ulteriori adattamenti. Questo potrebbe, ancora una volta, contare come un investimento abbastanza significativo per l'azienda.
Pertanto, oltre alle soluzioni prioritarie, si dovrebbe dare la preferenza a uno strumento che possa essere personalizzato per adattarsi a tutte le attività dell'azienda. Questo può essere modificato in una futura parametrizzazione o in un'opzione che non interferisca con le esigenze prioritarie. È quindi necessario specificare e specificare al redattore l'attività dell'azienda e le sue competenze. Quest'ultimo proporrà poi la soluzione più adatta. Può essere uno strumento di gestione offline o online (SaaS). Dipende sempre dagli obiettivi del software e dal suo utilizzo.
Bisogna però capire che il progettista può proporre diverse soluzioni di adattamento, ma è raro, se non impossibile, trovare una soluzione di pilotaggio su misura.
Software gratuito, a pagamento o open source?
Le opzioni di abbonamento sono varie e possono soddisfare le esigenze e il budget di ogni azienda. Distinguiamo la versione gratuita, la versione a pagamento e la versione open source.
Per quanto riguarda la versione gratuita, chiamata anche software freemium, gli strumenti sono offerti gratuitamente. Tuttavia, questo software incoraggia sempre le persone a rivolgersi a una soluzione a pagamento. Infatti, le versioni gratuite non offrono gli stessi servizi degli strumenti a pagamento (nessuna protezione, nessun helpdesk, ecc.).
Per quanto riguarda la versione a pagamento, il software è spesso da acquistare sotto forma di abbonamento, mensile o annuale. In questo quadro vengono proposti diversi tipi di offerte con diverse funzionalità e opzioni. Per questo tipo, è consigliabile scegliere un software scalabile per garantire la necessità di crescita dell'azienda. Inoltre, ogni offerta ha anche un diverso livello di supporto. È ovvio che il prezzo dell'abbonamento dipende dalle opzioni dell'offerta.
Per quanto riguarda il software open source, esiste quella che viene chiamata distribuzione di software libero. Può essere gratuito o a pagamento, ma i prezzi sono spesso meno esenti rispetto ai software a pagamento. Questo tipo di software è la soluzione appropriata per affidare la sua gestione ad uno specialista crm mantenendo il controllo dello strumento. Per il resto, è anche perfetto per adattare le esigenze dello strumento di gestione, a poco a poco, in base all'evoluzione dell'azienda. Tuttavia, questo richiede il lavoro di un team di sviluppatori efficienti.
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